Die professionelle Ausstattung für den Konferenzraum – darauf müssen Sie achten

Meetings, Seminare, Präsentationen und Vorlesungen sind heute in vielen Bereichen üblich und erfordern eine gute Planung für die gelungene Umsetzung. Eine wichtige Rolle spielen dabei der Konferenzraum und dessen Einrichtung. Hier gilt es, ein stimmiges Raumkonzept zu entwickeln, um den Erfolg der Konferenz zu garantieren, ebenso eine hochfunktionelle und nachhaltige Konferenzraumtechnik zu integrieren.

Nicht nur ein stilvolles Design ist gefragt, das Konzept sollte gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre unterstützen, in der sich die Anwesenden wohlfühlen. Die Umsetzung gelingt mit einer hochwertigen und repräsentablen Ausstattung, die Firmeninterne und Kunden*innen gleichermassen anspricht. Gerade für letztere ist der Konferenzraum immer auch das Aushängeschild eines Unternehmens und vermittelt die Professionalität und hohen Ansprüche der Firmenphilosophie.

Eine Konferenz oder einen Konferenzraum planen - Tipps

Eine Konferenz oder einen Konferenzraum planen – Tipps

Erfolgsversprechende Konzepte für den Konferenzraum

Der Konferenzraum in einem Unternehmen ermöglicht einen grossen Teil der Kommunikation und Vermittlung und ist der Ort, an dem das Wesentliche und Zukunftsträchtige besprochen wird. Er gestattet die Begegnung mit Geschäftspartnern*innen, Mitarbeitern*innen und Kunden*innen, ermöglicht den Austausch, die Entscheidungsfindung und strategisch wichtige Diskussionen.

Häufig erfüllt er als repräsentabler Raum gleich mehrere Aufgaben. Erfolgreiche Unternehmen planen im Monat viele Meetings, die teilweise aufwendig angelegt und tagesfüllend sind. Dazu kommen Seminare, Projektbesprechungen, Tagungen, Kongresse und Versammlungen, Mitarbeiterschulungen, Videokonferenzen und Präsentationen.

Jede Besprechung kostet ein Unternehmen Aufwand, Zeit und Geld, so das vorab bereits die besten Voraussetzungen für das Zusammentreffen vieler Personen in einem Raum geschaffen werden sollten.

Je grösser die Meetings angelegt sind, desto grösser ist auch die Herausforderung, für alle Anwesenden eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen.

Das beginnt bei der Ausstattung, führt über die technische Funktionalität und Akustik im Raum und endet bei einer gelungenen Verpflegung mit Getränken und Snacks.

Unabhängig davon, ob das Meeting intern oder extern stattfindet, werden die Planung und der Aufwand deutlich reduziert, wenn die Einrichtung bereits die besten Vorbedingungen schafft, um zügig das Meeting zu starten und durchzuführen.

Zur gelungenen Umsetzung gehört nicht nur, die richtigen Konferenzstühle und Konferenztische zu kaufen, das gesamte Raumklima sollte ansprechend sein und das professionelle Meeting unterstützen.

Konferenzräume einrichten – die modernen Anforderungen an die Gestaltung

Eine exklusive Einrichtung und ein durchdachtes Raumkonzept tragen entscheidend zum Erfolg eines Meetings bei, verbunden mit der geeigneten Beleuchtung und dem Zusammenspiel von Farben, Materialien und dekorativen Elementen im Raum. Bequeme Sitzmöglichkeiten, eine sinnvolle Anordnung von Stühlen und Tischen, praktische Konferenzraum Möbel und die geeignete Arbeitsplatzausstattung, Bistrotische, Besucherstühle und die hochfunktionale Technik interagieren miteinander, um die Sitzung erfolgreich zu machen.

Hierbei gilt die Devise, dass die Nutzer*innen sich nicht an den Raum anpassen müssen, sondern der Raum sich an die Nutzer*innen. Entsprechend ist vorab abzuwägen, welche Anforderungen der Konferenzraum erfüllen sollte.

Zu fast allen Meetings gehört die Präsentation über den Bildschirm oder Projektor. Entscheidend ist, dass von allen Plätzen aus die Projektionsfläche, auf der die Darstellung erfolgt, zu sehen ist und eine hochwertige Kamera- und Mikrofonausstattung zusätzlich die Videokonferenz erlaubt. Grosse Unternehmen, die häufig Seminare abhalten, arbeiten darüber hinaus mit Medienmöbel für die Präsentation, während eine interne Besprechung oftmals Konferenztische erfordert, die eine Bestuhlung von beiden Seiten erlauben.

Das ergonomische Sitzen ist ein wichtiges Thema im Unternehmensbereich und gewährleistet die gesunde Haltung, nicht nur beim Arbeiten selbst, sondern auch bei Meetings, die über mehrere Stunden gehen.

Die richtige Gestaltung und Planung des Konferenzraums nach modernen Konzepten erzeugt eine angenehme Atmosphäre, die sich positiv auf die Konzentration der Anwesenden auswirkt. Ein klares Design ermöglicht zugleich die Bequemlichkeit und Zweckmässigkeit der Ausstattung. Eine gleichmässige Ausleuchtung sorgt für die hohe Bildqualität auf der Leinwand oder dem Display, während schalldämmende Elemente die Akustik verbessern und den Nachhall reduzieren.

Die wichtigen Voraussetzungen, die ein Konferenzraum erfüllen muss

Ein Konferenzraum benötigt eine Ausstattung und Einrichtung, die eine interaktive Kommunikation nach modernen Anforderungen gestattet. Dabei stehen verschiedene Gestaltungskonzepte zur Verfügung, die massgeschneidert auf die Ansprüche abgestimmt sind.

Wird der Konferenzraum grösstenteils für Schulungen, Seminare und Präsentationen genutzt, ist der Aufbau der Konferenzstühle anders gestaltet als bei Tagungen und Besprechungen mit Stühlen und Konferenztischen im Büro. Ein Vortragssaal benötigt eine geeignete Anordnung der Sitzreihen, während Unternehmen oftmals auch Ess- und Kundenempfangsbereiche integrieren.

Für alle Raumarten gilt, die Einrichtung so zu gestalten, dass sie multifunktional ist. Der Raum sollte verdunkelt werden können, genügend Steckdosen und Anschlüsse besitzen und gute Belüftungsmöglichkeiten aufweisen. Wird der Konferenzraum sowohl für Schulungen als auch für Besprechungen genutzt, lohnt sich eine Nutzung von Konferenztischen und Konferenzstühlen, die flexibel kombinierbar sind. Geboten sollte eine Anordnung der Konferenzraum Möbel sein, die durch den Aufbau der Sitzmöbel die volle Kapazität für die Teilnehmer*innen gestattet.

Die technischen Details im Konferenzraum

Die moderne Business-Kommunikation benötigt eine hochwertige Ausstattung des Raums mit Beamer, Displays und Flachbildschirmen, Kameras, Mikrofonen, eine WLAN-Verbindung und eine professionellen Medien- und Beschallungstechnik.

Diese tragen zu einer besseren Verständlichkeit komplexer Inhalte bei und erleichtern die Vermittlung zwischen den Anwesenden. Für die Konferenzraum Möbel und Tische eignen sich Installationen, die benutzerfreundlich sind und eine intuitive Handhabung erlauben. Regelmässige Videokonferenzen erfordern die Bereitstellung von Displays an jedem Sitzplatz.

Für die Einrichtung gilt es, Komfort und Bequemlichkeit mit Zweckmässigkeit und Ergonomie zu verbinden. Die Wahl der Materialien und Farben bei Möbel und Ausstattung fördert die Wohlfühlatmosphäre, während das Design und die Planung des Raums professionell umgesetzt das exklusive Klima schafft, das den Erfolg des Unternehmens repräsentiert. Ein sinnvolles Kabelmanagement erleichtert die Benutzung der technischen Geräte. Eine Ausleuchtung einzelner Sitzplätze lohnt sich bei Videokonferenzen, während die richtige Wahl der Möbel und der Wandfarbe die Lichtwirkung zusätzlich günstig beeinflusst.

Gute Technik ist ein Muss an einer Konferenz

Gute Technik ist ein Muss an einer Konferenz

Flexibilität, Technik und Verpflegung als Aushängeschilder

Für die Ausstattung Konferenzraum sollten sowohl äussere Einflüsse als auch interne Ansprüche berücksichtigt werden. Ob die Anordnung der Sitze und Tische in Reihen, im Kreis oder in U-Form erfolgt, hängt von der Nutzung ab. Geht es vor allen Dingen um Geschäftsbesprechungen und Kundengespräche, eignen sich Konferenztische, die rund sind oder u-förmig angeordnet das Gegenübersitzen gestatten. Rechteckige Tische lassen sich individuell in den Raum integrieren, bieten eine breite Tischoberfläche und Beinfreiheit.

Sinnvoll ist die Höhenverstellbarkeit bei Tischen und Stühlen, während für Präsentationen und Seminare auch Stehpulte oder Mehrzweckstühle praktisch sind.

Für Teilnehmer*innen an Meetings und Seminaren zeigt die Art der Einrichtung sofort, wie professionell ein Unternehmen ist. Für externe Präsentationen oder den Kundenempfang sind Besucherstühle notwendig. Dauert die Konferenz länger, steigert das Angebot von Getränken und Speisen die Wohlfühlatmosphäre. Hierfür eignen sich Bistrotische und Bistrostühle ebenso wie ein Buffettisch oder Cateringschrank.

Die Nutzung von Medientechnik und Projektionsflächen benötigt eine helle Einrichtung, da dunkle Möbel die Lichtwirkung negativ beeinflussen. Besitzt der Konferenzraum grossflächige Fenster, eignen sich lichtgesteuerte Jalousien, die bei Bedarf den Raum verdunkeln.

Professionell und modern sind Medienmöbel, in denen die Technik unauffällig integriert ist. Wichtig bleibt, dass die Einrichtung auf die Grösse des Raums abgestimmt ist und nicht überladen wirkt, vielmehr Freiraum schafft, ohne die Kapazität einzuschränken.

Konferenzräume einrichten erfordert das richtige Augenmass und Kenntnisse über die Wirkung einzelner Ausstattungseslemente. Der flexible und schnelle Umbau von Sitzen und Tischen erleichtert den Aufwand der Planung. Für kleinere Räume eignen sich ovale und runde Besprechungstische, während grosse Konferenzzimmer lange und rechteckige Tische benötigen, die beidseitig bestuhlt werden können und den Blickkontakt während des Meetings erlauben. Eine hohe Flexibilität bieten auch trapezförmige Tische, die sich individuell anordnen, kombinieren und erweitern lassen.

Konferenzräume und Konferenzausstattung im Web

Der freundliche Empfang an einer Konferenz ist enorm wichtig

Der freundliche Empfang an einer Konferenz ist enorm wichtig

Konferenzräume einrichten ist das eine, das andere sind freundliche Mitarbeitende

Die professionelle und gelungene Einrichtung fördert die Kommunikation, das Arbeitsklima und die Kundengewinnung. Es geht nicht nur darum, die richtigen Konferenztische zu kaufen, sondern für alle Beteiligten ein angenehmes Raumklima zu schaffen.

Abhängig ist der Erfolg eines Meetings von der hohen Funktionalität und technischen Ausstattung, von der Ergonomie der Sitzgelegenheiten, von der Beleuchtung und von den örtlichen Gegebenheiten.

Ein flexibles Konzept der Raumaufteilung und Sitzanordnung gestattet die vielseitige Nutzung des Konferenzraums, während auch gewisse Sicherheitsaspekte beachtet werden sollten, darunter der Brandschutz, behindertengerechte Zugänge und die Integrierung von Fluchtwegen.

Erschöpfungs- und Müdigkeitserscheinungen lassen sich leicht durch eine gute Belüftung umgehen, während auch das klare Design der Einrichtung und die Sauberkeit viel dazu beitragen, dass sich die Anwesenden gut aufgehoben fühlen.

Zu guter Letzt ist für die Besprechung ein freundlicher und respektvoller Umgang empfehlenswert, selbst wenn die Diskussion komplex und rein geschäftlich erfolgt.

Für den Kundenempfang lohnt sich die Bereitstellung von Getränken und Snacks, während eine professionell zuvorkommende Begrüssung die Teilnahme am Seminar deutlich vereinfacht.

raeber-marketing-blog.ch, Anna Zweig, 4.10.2022