Die Planung einer Branchen-, Kunden- oder Themen-Konferenz erfordert die Investition von Zeit, Personal und Finanzen. Aber diese Investitionen lohnen sich gerade für KMU und Vereine, die eine professionelle Konferenz planen. Denn einerseits ergibt sich für alle Beteiligten auf der Konferenz ein grosser Mehrwert. Anderseits profitieren Sie als Veranstalter*in von den geknüpften Kontakten und vom Werbeeffekt.
So planen Sie eine Konferenz
Veranstaltung/Konferenz planen Checkliste
Wenn Sie eine Konferenz planen, dann setzen Sie sich mit den wichtigsten Bestandteilen dieser Veranstaltung auseinander.
Nur bei einer professionellen Planung kann Ihre Konferenz erfolgreich sein. Veranstaltung planen Checkliste:
Thema: Das Thema der Konferenz ergibt sich unmittelbar aus Ihrem Geschäftsfeld und Arbeitsbereich. Eine Konferenz dient dem zentralen Informationsaustausch, der Wissensvermittlung und der Ideengewinnung.
Ziele: Wollen Sie eine Konferenz zum Austausch der neuesten Entwicklungen in Ihrer Branche? Wollen Sie die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartner*innen stärken? Wollen Sie mit Kund*innen aktuelle Herausforderungen diskutieren? Wollen Sie Neukund*innen akquirieren?
Ort und Zeit: Zusätzlich müssen Sie auch noch einen Veranstaltungsort und einen Zeitpunkt festlegen. Beides hat Einfluss auf den Ablauf und die Anzahl der Teilnehmer. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung vor allem Konkurrenzveranstaltungen sowie Ferienzeiten.
Format: Die Ziele einer Konferenz haben gleichzeitig Auswirkungen auf das Konferenz-Format. Eine Konferenz kann unterschiedliche Elemente haben: eine Keynote, Präsentationen, Sessions, Workshops oder Diskussionsrunden. Diese Elemente bestimmen die Konferenz-Agenda.
Konferenz-Agenda: Eine Konferenz-Agenda stellt den Programmablauf der Konferenz inhaltlich und zeitlich dar. Sie dient als roter Faden für alle Teilnehmer. Die konkrete Agenda ist abhängig vom Themenbereich, vom Veranstaltungsort, vom Format und auch von den verfügbaren Protagonist*innen.
Verantwortlichkeiten: Für die Planung und Durchführung einer Konferenz sind verschiedene Personen notwendig. Sie müssen rechtzeitig entscheiden, welche Aufgaben von internen Mitarbeiter*innen übernommen werden können und wofür Sie externes Personal benötigen.
Vermarktung: Dies ist ein weiterer wichtiger Punkt einer Veranstaltung planen Checkliste. Je nach Art Ihrer Konferenz sollen gerade auch noch unbekannte Personen angesprochen werden. Dann müssen Sie Werbemassnahmen in zielgruppenspezifischen Medien durchführen, um die gewünschte Teilnehmeranzahl zu erzielen.
Konferenz planen – Hotel gezielt auswählen
Event planen: Konferenz Hotel auswählen
Wenn Sie eine Konferenz planen, dann benötigen Sie auch ein geeignetes Konferenz Hotel.
Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Auswahl:
Lage: Ein gutes Konferenzhotel sollte am besten zentral gelegen sein. Aber auch ein Konferenz Hotel am Stadtrand oder in der Natur hat seine Vorteile. Grundsätzlich ist eine ruhige Umgebung für eine gute Arbeitsatmosphäre wichtig.
Verkehrsanbindung: Eine optimale Verkehrsanbindung per Auto und ÖPNV ist vorteilhaft, damit die Teilnehmer den Konferenzort schnell erreichen können. Achten Sie auch auf ausreichend Parkplätze und gegebenenfalls einen organisierten Transfer vom Bahnhof bzw. Flughafen zum Konferenzhotel.
Technische Ausstattung: Eine moderne IT-Infrastruktur, hochprofessionelle Konferenztechnik und Highspeed-Internet sind eine Selbstverständlichkeit. Eine hoteleigene Technikbetreuung sollte Ihnen als Veranstalter zur Verfügung gestellt werden.
Raumkonzept: Das Raumkonzept muss zu Ihrer Konferenz passen; sowohl hinsichtlich der Anzahl und Grösse der Räume als auch hinsichtlich der Gestaltung. Offene Räumlichkeiten mit viel Tageslicht schaffen eine produktive Konferenzatmosphäre.
Catering: Eine Verpflegung gehört zu einer Konferenz dazu, damit die Teilnehmer in den Pausen Energie tanken können. Achten Sie auf ein Catering mit gesunden Lebensmitteln sowie mit Alternativen für verschiedene Ernährungsgewohnheiten.
Zimmer: Gerade bei einer langen Tageskonferenz oder Mehrtageskonferenz sollte das Konferenzhotel über komfortable Zimmer verfügen, die sowohl als gemütlicher Rückzugsort als auch als Arbeitsort dienen können.
Auswertung der Konferenz
Wenn Sie ein Event planen und durchführen, ist es wichtig, dass Sie auch nach einer Konferenz mit den Teilnehmern in Kontakt bleiben.
Protokollierung: Am besten protokollieren Sie den Verlauf und die Ergebnisse der Konferenz. Dafür können Sie auch Mitschnitte von Vorträgen und Diskussionen erstellen, die Sie den Teilnehmern zusammen mit einem Protokoll zur Verfügung stellen.
Dankesschreiben: In einem Dankesschreiben informieren Sie die Teilnehmer darüber, wie die Teilnehmer untereinander in Kontakt bleiben können.
Feedback: Bitten Sie die Teilnehmer in Ihrem Dankesschreiben auch um ein Feedback zur Konferenz. Das Feedback kann Ihnen dabei helfen, um in Zukunft ein noch besseres Event planen zu können.
© raeber-marketing-blog.ch – N. Zone – 27.9.2021